Оставить заявку Задать вопрос
Главная \ Полезная информация \ Контроль - основа эффективных закупок

Контроль - основа эффективных закупок

 
 
Инновация - вот что отличает лидера от последователя.
Стив Джобс

 

 

без фона

 

 

 

Важнейшим шагом на пути построения эффективных закупок, без сомнения можно назвать – умение их контролировать. Я ни в коем случае не призываю вас прослушивать телефоны снабженцев или тщательно просматривать их электронную почту. Нет. В данном случае, контроль означает лишь регулярное измерение эффективности их работы. Согласитесь, до тех пор, пока мы не научились измерять результаты трудов нашего снабжения, мы всегда будем пытаться управлять системой без обратной связи.

 

Представьте, что вы пилотируете самолет в густой облачности. К несчастью, у самолета не работает высотомер, и вы не имеете ни малейшего представления о высоте вашего полета. Возможно, вы сейчас на отметке в 10 километров, а может быть самолет стремительно падает и от земли вас отделяет какая-то сотня метров. Добавьте к этому неполадки в системе управления, теперь вы двигаете штурвал, но не знаете к чему это приводит, какое движение заставляет самолет подниматься, а какое спускаться. Сможете ли вы успешно управлять таким самолетом? А если включится высотомер?

Аналогичная картина справедлива и для закупок. До тех пор, пока мы не начнем оценивать их эффективность (не включим высотомер), мы не сможем понять где находимся и куда идем, работают ли у нас профессионалы или посредственности, какой эффект дают те или иные управленческие решения. Мы не сможем ставить цели снабженцам и мотивировать их на улучшение результатов. Научившись же измерять эффективность закупок, мы не только решим все описанные проблемы, но и получим мощный инструмент для планирования и управления бизнесом в целом. Сейчас мало компаний по-настоящему умеет управлять своими закупками, но те, кто научился, начинают в полной мере ощущать эффект от снижения расходов и успешно используют свое конкурентное преимущество.

Встав на путь улучшения закупок, вы наверняка столкнетесь со стандартными проблемами, которые встречают абсолютно все компании, озадачившиеся эффективностью своего снабжения. Стандартные проблемы, в свою очередь, приводят к типовым ошибкам, которые и допускает подавляющее большинство этих самых компаний. Я же призываю вас не поддаваться массовому безумию и аккуратно обойти многочисленные «грабли», старательно разложенные теоретиками-благодетелями. О чем именно я говорю? Дело в том, что для контроля снабжения, выбор измеряемых показателей представляется не столь очевидным, как скажем для продаж или производства. В результате, не имея возможности оценить реальную эффективность, руководители хватаются за растиражированные шаблоны «повышения эффективности» и начинают рассматривать внедрение таких шаблонов как самоцель. В итоге, происходит подмена понятий, и компания воспринимает факт внедрения того или иного шаблона, как повышение эффективности самих закупок. На деле же, очень часто, оказывается наоборот. Проиллюстрирую на примере нашего самолета:

Вам кажется, что вы летите слишком низко, при этом, вы где-то слышали, что для того чтобы набрать высоту, следует взять штурвал на себя. Опираясь на эти знания, вы перемещаете штурвал к себе и считаете, что достигли цели. На самом же деле, на вашем самолете это движение дает обратный эффект и он, вопреки вашим ожиданиям, начинает снижение. Самое страшное, что у вас не работает высотомер и узнать, что происходит в реальности вы никак не можете…

Quality, efficiency and costВ закупках ситуация еще хуже.

Большинство «эффективных» шаблонов придумано теоретиками, на практике же, они либо не работают, либо откровенно вредят. Вы когда-нибудь слышали идею о том, что для повышения эффективности закупок нужно поймать снабженца на взятке и устроить ему публичную «казнь»? Или мысль, что чем выше размер скидки, тем качественнее работает снабжение, а, следовательно, нужно наложить вето на закупки без скидок? А как насчет предложения, оплачивать счет только если менеджер приложил пять альтернативных счетов от других поставщиков с более высокой стоимостью? Возможно, я вас шокирую, но всё это – ВРЕДНЫЕ советы! В отдельном цикле статей, мы подробно разберем все подводные камни таких шаблонов, и вы увидите, как они работают в реальности. Сейчас же, я призываю сконцентрироваться на истинной цели и не подменять её ничем другим. Итак, наша цель – снизить расходы за счет закупок по минимальным ценам. Если мы хотим измерять эффективность работы снабжения в разрезе закупочных цен, то нам нужно исходить именно из уровня этих самых цен. Все остальное от лукавого. Теперь главный вопрос, каким образом это сделать?

Измерения можно проводить комплексно, определяя ключевые показатели на основе математических моделей, либо точечно – управляя закупками в ручном режиме. Ручной режим запустить проще, это можно сделать самостоятельно, но он будет давать локальные картинки и не позволит увидеть ситуацию целиком. Однако, у вас появятся РЕАЛЬНЫЕ данные и возможность управлять отдельными, наиболее важными для вас, направлениями закупок. Комплексный подход похож включение света в темной комнате. Вы разом начинаете видеть всё, что раньше было сокрыто мраком и казалось недосягаемым. Перед глазами как-будто растворяется туман и сама собой появляется ясность что и как нужно делать.

Точечный подход:

Growth.Выбирая ручной путь, первым делом вам следует определить фокус-группу позиций для контроля. Затем, наладить систему сбора данных по этим позициям и лично анализировать все текущие изменения цен. Например, можно завести табличку в Excel, внести туда приоритетные, с вашей точки зрения, позиции и с течением времени дополнять таблицу актуальной информацией о ценах. Наблюдая за динамикой, вы сможете принимать точечные решения и оценивать результат. Конечно, это потребует дополнительного времени, но взамен вы получите реальную обратную связь и бесценную информацию.

Чтобы более эффективно использовать ручную методику, можно провести АВС-анализ всех закупок за последние полгода, а лучше за год, и сформировать фокус-группу на основании этого отчета. Самым важным моментом при таком подходе, является источник данных для анализа. Правильно для любой аналитики использовать матрицу закупок (не следует её путать с выгрузкой из бухгалтерской системы, это принципиально разные вещи). Если у вас нет настоящей матрицы закупок, обязательно запланируйте шаги по её созданию. А пока, можно запросить интересующую информацию в самих закупках. Как правило, менеджеры ведут свой внутренний учет в Excel-таблицах и наверняка смогут вам помочь.

Одна из самых распространенных ошибок, это привлечение к АВС-анализу (и вообще к формированию фокус-группы) бухгалтерии или финансистов. Если у компании нет матрицы закупок, такое решение кажется самым легким и очевидным. Однако на деле оно оборачивается полным крахом системы ещё до старта. Вместо качественной оценки эффективности, компания получает "высотомер" работающий с запредельной погрешностью. Управление закупками на базе таких данных начинает сбоить, а расхождения показателя эффективности с реальным положением дел в закупках становится столь очевидным, что все участники процесса безвозвратно теряют доверие к новой системе. И дело здесь не в конкретных людях, а в принципиальном различии подходов. Согласитесь, что профессионализм капитана круизного лайнера нельзя считать залогом его успеха при сплаве на байдарке по горной реке. Финансисты живут в мире бюджетов, статей и денежных потоков, а самое важное для закупок – точность номенклатуры. Между этими понятиями такая же пропасть как между горной рекой и океаном. Для корректного управления финансами, нужны данные из мира финансов, а эффективный контроль снабжения возможен только на основе данных из мира закупок. Никак иначе.

Комплексный подход:

Комплексный подход требует более основательной подготовки, но дает фантастические результаты. Он позволяет ощутимо снизить расходы, обеспечивая высочайший уровень эффективности и управляемости закупок. Посмотрите на рисунок:

график ДИЗЦ

Это реальный график, демонстрирующий изменение затрат одной из компаний в период кризиса 2014 года. Красная линия отражает уровень инфляции, зеленая – изменение курса бивалютной корзины (рост стоимости валюты относительно рубля), синяя – показывает изменение затрат компании на закупки.

По окончании первого квартала, компания решила провести программу импортозамещения, в связи со стремительным обрушением курса рубля и ожидающимся ростом издержек. Закупкам была поставлена задача, сохранить затраты на прежнем уровне. В результате реализации программы, несмотря на потерю рублем 30% стоимости, и достижением официальной инфляцией уровня в 9%, реальные затраты компании на закупки удалось снизить. Уверяю вас, такой результат был бы невозможен без построения данного графика. Именно визуализация данных и их контроль со стороны руководства демонстрировали сотрудникам реальную важность задачи и мотивировали снабжение на работу с рынком и ценами.

Система анализа данных и построения таких графиков является нашей разработкой. Внедрение данной системы обеспечит максимальную прозрачность и эффективность закупок в вашей компании.

Графики могут строиться как в разрезе закупок в целом, так и каждого менеджера по отдельности, благодаря чему, у вас появляется возможность отслеживать индивидуальную эффективность работы закупщиков в фоновом режиме, не задерживая процессы и не создавая бюрократических барьеров. Ещё одним бонусом, станет купирование возможных откатов, поскольку, при использовании данной системы, появление коррупции сразу же отразится на показателях и вызовет массу неприятных для менеджера вопросов. Сравнивая эффективность отдельных менеджеров и демонстрируя им результаты, вы добьетесь эффекта соревнования. Возможно не все стремятся стать первыми, но быть последним не хочет никто.

Важнейший бонус, это гарантия окупаемости как внедрения самой системы, так и любых наших рекомендаций по оптимизации процессов ваших закупок. Уже на этапе аудита, мы запустим источники экономии, которые покроют стоимость всех работ и принесут вам дополнительную прибыль.

Запишитесь на аудит системы снабжения прямо сейчас, и вы увидите, что эффективные закупки – это очень просто!